5 lưu ý khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm cho công ty

Hội nghị tổng kết cuối năm của công ty là sự kiện được diễn ra hằng năm. Do vậy, quy trình thực hiện chương trình sẽ được ban tổ chức nắm chắc. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công và có được sự đổi mới thì Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Sơn Dương Việt sẽ nêu ra 6 lưu ý quan trọng dưới đây.

Hội nghị tổng kết cuối năm của công ty là sự kiện được diễn ra hằng năm. Do vậy, quy trình thực hiện chương trình sẽ được ban tổ chức nắm chắc. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công và có được sự đổi mới thì Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Sơn Dương Việt sẽ nêu ra 6 lưu ý quan trọng dưới đây.

1. Xây dựng chủ đề cho buổi hội nghị tổng kết cuối năm 

Mỗi sự kiện diễn ra đều nhắm  tới một mục đích cụ thể. Do đó, với buổi hội nghị tổng kết cuối năm của công ty, bạn nên chuẩn bị một chủ đề thật rõ ràng. Thể hiện từ tên chương trình đến slogan để truyền tải thông điệp đến toàn thể người tham gia. Từ thiết kế chương trình đến màu sắc trang trí cần đồng bộ với nhau để toát lên hình ảnh thực tế giúp mọi người dễ dàng hình dung. 

Có chủ đề cụ thể cho buổi nghị tổng kết cuối năm của công ty

Dù bạn tự thực hiện hay thuê bên thứ ba tổ chức thì việc hình thành chủ đề chương trình từ trước là điều bắt buộc để có được buổi hội nghị tổng kết thành công. Bởi chủ đề như là "linh hồn" quan trọng của cả sự kiện, là kim chỉ nam để bạn phát triển và xây dựng kịch bản thực hiện về sau. 

2. Tập trung vào đối tượng tham gia để phát triển kịch bản 

Bất kì sự kiện nào cũng cần được chuẩn bị chu đáo nhưng nếu không có nhiều người hưởng ứng thì sự kiện đó sẽ không thể thành công tốt đẹp. Những thông điệp muốn truyền tải sẽ không tới được với đối tượng mục tiêu. Hay chương trình sẽ có những khoảng thời gian "chết" khiến mọi người im lặng trong nhiều phút. Đó đều là những điều mà không một người nào làm sự kiện mong muốn.  

Xây dựng kịch bản chương trình xuất phát từ đối tượng tham gia

Vì vậy, để buổi hội nghị tổng kết cuối năm của công ty không rơi vào "giây phút trầm lắng" thì bạn cần tập trung vào việc phát triển nội dung. Lấy khán giả (những người tham gia trong ngày hôm đó) làm trung tâm và tìm hiểu nhu cầu của họ. Có thể tiến hành những cuộc khảo sát nhỏ để thu thập thông tin. Sau đó, tìm kiếm những hoạt động thích hợp để đưa vào bản kế hoạch. 

Thấu hiểu đối tượng tham gia thôi chưa đủ, bạn cần phải truyền thông, giới thiệu những điểm đặc sắc nhất của chương trình tới công chúng. Mức độ quảng bá sự kiện sẽ tùy thuộc vào quy mô và mục đích. Đó có thể là giới thiệu trên website, Fanpage của công ty, sử dụng hình thức gửi mail, hoặc lớn hơn là nhờ tới bên thứ ba (cơ quan báo chí). 

Thông báo thông tin diễn ra buổi hội thảo từ 3 - 4 tuần 

Việc thu hút người tham gia đông đủ trong ngày diễn ra sự kiện sẽ cần có thời gian và tốn ít nhất một khoản chi phí. Do đó, bạn nên thực hiện việc truyền thống ít nhất là 3 - 4 tuần và dự trù một khoản kinh phí cho các hạng mục in ấn như poster, standee,...

Ngoài ta, việc hiểu đúng về đối tượng tham gia sự kiện sẽ giúp bạn sử dụng, chọn lọc từ ngữ phù hợp khi xây dựng kịch bản. Điều này cũng sẽ tạo sự thoải mái cho mọi người và giúp người tham gia dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp 

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những nhân tố tạo đà để sự kiện thành công. Bởi một vị trí lợi thế sẽ thuận lợi trong công tác chuẩn bị và thực hiện cho ban tổ chức. Đồng thời, thuận lợi với đại đa số người tham gia khi di chuyển đến nơi diễn ra sự kiện.

Dưới đây là những yếu tố bạn cần xem xét khi khảo sát địa điểm trước khi đưa ra quyết định lựa chọn. 

• Diện tích sảnh tổ chức có sức chứa đủ thoải mái với số lượng người tham gia.
• Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị còn mới và có đầy đủ tiện nghi.
• Hệ thống âm thanh và ánh sáng chất lượng.
• Có cho thuê màn hình LED.
• Có chỗ đỗ xe rộng rãi cho cả xe máy và ô tô.
• Lối đi rộng và bố trí khu vực sân khấu an toàn.

4. Phân chia thời gian thực hiện các hoạt động hợp lý 

Với kế hoạch đã xây dựng, việc phân bố thời gian thực hiện các hoạt động khá quan trọng. Vì vậy, có một timeline về các hạng mục sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và bám theo lịch để thực hiện mà không bỏ sót. 

Thứ tự các công việc cần thực hiện bạn hãy sắp xếp dựa theo tính khẩn cấp và tính quan trọng của sự kiện. Ví dụ, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sẽ có yếu tố chi phối đến khâu trang trí và chuẩn bị các hoạt động. Do đó, bạn nên ưu tiên thực hiện khảo sát địa điểm từ sớm. 

5. Thực đơn cho buổi hội nghị

Trong những buổi hội có thời gian diễn ra trong nhiều giờ thì ban tổ chức sẽ phải chuẩn bị thêm tiệc tea-break hoặc finger food. Để lựa chọn menu phù hợp chiêu đãi khách mời trong buổi hội nghị, nhà hàng Sơn Dương Việt sẽ gợi ý bạn những món ăn phù hợp sau đây.

Với những chia sẻ của Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Sơn Dương ở trên, hy vọng các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm khi tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm cho công ty mình. Sơn Dương Việt rất hân hạnh trở thành địa điểm tổ chức sự kiện của các công ty, tập đoàn. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các dịch vụ sớm nhất!